一間香港會計師事務所，在所內運行 Sophia Gate 客製系統。
Sophia Gate 客製系統是給企業主用的在地會計作業系統——模擬／規劃用途，不是法定帳，也不是審計意見。我們先問他日常怎麼收單、入帳、審批、對帳、關帳，再寫成代理人可走的關卡：一個公司一本帳、一個資料夾。
- 地點
- 香港
- 工作
- 企業主帳務流程
- 應用
- Sophia Gate 客製系統
代理人可走的關卡
草稿 → 附證據（另一人核對）→ 編碼 → 待核准 → 核准 → 過帳 → 對帳完成
收檔進 10-intake，再進 vault 並連結傳票。之後才是日記帳、T 字帳、試算、報表、關帳。
10-intake
收到的單據／外來 Excel（還沒進保險箱）
20-in-process
編製、編碼中
30-review
等人審／要給出去的資料
40-complete
本期完成索引（正式檔仍在 vault）
90-outbound
匯出、給客戶的包裹
- 01
先問做法，不要先改資料庫
先對齊他怎麼收單、入帳、審批、對帳、關帳。一個公司一本帳、一個資料夾。把流程寫成代理人能走的關卡，不要叫他把 Excel 當總帳，也不要用全公司共用的 00IM／01WIP／02OUT。
- 02
誰才是真相來源
錢和分錄在公司的 SQLite（ledger.sqlite3）。正式檔案進保險箱，用 SHA-256，不靠資料夾名稱。外來 Excel 是證據，先丟 10-intake；系統產出的 xlsx 是快照，改它不會過帳。OKF／Wiki 給 AI 讀；帳不對時以 SQLite 為準。SQLite 本身沒加密；電腦磁碟要加密。
- 03
傳票關卡
草稿 → 附證據（另一人核對）→ 編碼 → 待核准 → 核准 → 過帳 → 對帳完成。傳票一經建立，來源不可直接改：要修正就留紀錄、出新版。已過帳要用迴轉／取代，不能改舊分錄。
- 04
人的關卡仍要人
AI 可以提案、填草稿、整理檔案；核准、過帳、關帳仍要人（通常要另一位管理者）。OCR／模型結果只是待審提案，不能當成已核准或已過帳。
可以
- —先對齊企業主現有做法，再對到上面關卡與資料夾。
- —寫入帳務只走系統工具／服務。
- —外來放 10-intake；正式檔進 vault；連結用文件 ID；匯出放 90-outbound。
不可以
- —不要叫人改資料庫，或把 Excel 當總帳。
- —不宣稱已報稅、已審計、或資料庫已加密。
- —不確定就問企業主，不要發明第二套帳。
這是現場本地應用。事務所名稱不在此公開。Sophia Gate 客製系統是規劃／作業用途：不能替代專業會計、稅務、審計、證券或法律意見，也不是法定申報的真相來源。